NPO 資訊管理策略

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NGO 推進器

5 min readSep 10, 2019

NPO 資訊管理策略

十八世紀生產技術的改良帶來了產業與社會的轉型，廿一世紀網路科技的大量應用也勢必對非營利組織的營運帶來不小衝擊。NPO 可以好好惦量自問：科技能否協助我的組織更有效地完成專案任務，幫助組織達成更進一步更高層次的能力發揮與成就。如評估的答案為「Yes」----運用科技可大大提高其成功率，那麼 NPO 在投注此增效科技科技的方案決策上有什麼應注意的地方，以確保計畫如期順利進行？眾多實務案例顯示，即便 NPO 積極擁抱科技改進方案，其結果卻是不如預期，甚致慘遭滑鐵盧的比例過半。深入探查失敗的原因，則往往歸結出正因為組織在某些方面欠缺良善的資訊管理能力，徒有工具的改良不能保證可得到預設目標。

為確保引入科技的方案能成功(或曰提高其成功機率)，就須要了解所謂的「資訊管理策略」，它乃是一套協助非營利組織追求、達到成功有效的資訊管理之最佳路徑抉擇，透過一次次全觀的檢查與介入手段，強化組織原本所欠缺的資訊管理「能力」。

NPO 管理顧問公司 Build Consulting 提出的「資訊管理策略」指導框架，包含領導力/治理、營運、流程、資料數據和技術之五大面向。而所謂的「能力建構、能力提昇」正考驗組織是否能回應此五大方向的挑戰課題。NPO 不妨先透過下列檢查清單，反省自己的組織是否遇上相似的問題。若患有相似症狀卻依舊置之不理，別說追求全面數位轉型是緣木求魚，就連一般科技工具使用的效果效益恐怕都差強人意。

非營利組織在資訊管理上常見的問題與毛病

Governance 治理
- 缺乏明確的願景或戰略框架，來了解技術如何培力組織以滿足成員需求
- 技術解決方案的部門、團隊或個人個自孤島打拼，沒有總體計劃或指導
- 組織不願意根據新流程或技術進行更改

Operations 營運
- 技術管理方法反而導致許多項目斷裂無法連結
- 技術支援不足以應對組織所面臨的挑戰
- 技術交流、溝通和培訓混亂不一致

Data 數據
- 所記錄保留的數據模型不足
- 數據遺失或不一致
- 難以從數據中生成準確、一致的報告

Process 流程
- 缺乏精心設計，商定同意和妥善記錄的流程
- 跨部門之間的衝突或不符標準流程
- 隨著組織的變化，缺乏持續有機的流程演變

Technology 技術
- 缺乏優雅和直觀的工具來支持成員/服務對象的使用旅程
- 軟體無法滿足業務需求
- 糟糕的報告和分析工具
- 系統整合不充分
- 行動體驗不佳

一般(非營利)組織可能有簡單的資訊技術計畫(IT Plan, 技術使用策略或是 IT 跟徑圖)以處理、應對基本資訊需求，諸如：硬體設備、作業系統、網路建置連線、辦公室生產力應用工具、數位資訊安全、身份識別與權限管理、網站社交帳號與電子報管理發送、支持者管理系統…等等。而「資訊管理策略」則是在具體的技術課題之外，涵蓋其它無法用肉眼觀察，可能稍微概念抽象，卻是貫穿整個組織從無到有從小到大的成長變化，下方的指導框架，透過五大基礎面向的重要提問，幫助 NPO 釐清組織現況，以發展出符合自身需求的具體「資訊管理策略」。