NGO(工作用)電子郵件設定
繼第一篇文章強調非營利社會組織申請註冊自家專屬網域名的必要與重要後，接下來的系列文章會介紹如何善用這個虛擬世界的「（半）公共公開場域」(public/ soical/) name domain來推廣自己的組織品牌，第一個先寫申請或設定以組織網域名的工作電子郵件信箱，也就是以：user001@twngo.org.tw （＠後方為組織申請的網域名）取代私人用信箱（user001@gmai.com/user001@hotmail.com）或組織單一信箱（twngo@gmail.com, twngo@hinet.net）的情況。
1971年email 第一次出現在互聯網，在今日的數位世界裏它的重要性或許已逐步被社交媒體即時通訊(fb message, line)、協作溝通平台(slack, )所取代。但不管如何，我認為短時間內，電子郵件仍然有其必要性，尤其它最可能為我們連結超脫既有的資訊圈限制，並承擔瑣碎不起眼但重要的聯繫工作。
之前提過，三個月前自己曾粗略整理台灣近一百個（有自己網站或部落格才算，不含僅有臉書粉絲頁的社團）議題倡議型的NGO，其中約5～10％還未有其專屬的網域名。若再仔細看這其中90~95%NGO，雖有其自家網域，但會為員工開通工作用的電子郵件者，卻不到30%。換言之，大部份的NGO工作者都是以自己私人電子信箱來讀寫寄收聯絡工作事宜。
既然現在免費的電子郵件信箱到處可輕易申請，業者（google, microsoft….）還提供幾乎無上限的儲存空間，為什麼需要另外有工作用途，以組織網域名識別的電子郵箱呢？
我個人認為至少有以下兩個理由：
- 代表組織的專業性及數位管理能力：隨便以某個免費郵件服務商（gmail, hotmail, yahoo）的私人郵件來處理工作任務，多少讓收件者或寄件者有某程度公私不明的曖昧。如果能在公務聯絡上，利用的是以組織網域名所發出的工作單位電郵，或許會讓收件者比較能清楚地意識到，收到的是某人代表其組織利用其資源所發出來的信件並不是私人間的雜談。而NGO工作者有比較清楚的自覺，判斷某些信件到底要純私人聯絡還是公務性質的處理，因此工作郵件處理或許會更為謹慎，且當工作人員離職前後也會讓外界有比較清楚的責任移轉認知。舉一個嚴重例子，2015年Hillary Clinton出來宣佈參選2016美國總統大位後，不久即爆發其在美國國務卿任內以私人電郵處理外交事務之輕忽行徑的「郵電門醜聞」，這點實在很難令人不懷疑有什麼密祕勾當私底下不法進行，這也讓其公眾誠信大打折扣，競選期間一直被外界說嘴批評。
- 對NGO工作者其個人私領域的尊重：除了從組織觀點建立自家工作用電子郵件的品牌效果外，在追求社會正義的NGO組織裏，能平等地從工作者的角度出發，也很重要。特別是如果其工作性質可能受到來自各方的數位騷擾甚致下線實體世界的人身威脅，則工作電子郵件稍可減輕(分散)當事人在大數據當中被各種隱形不明追踪器捕捉個人習慣特徵的風險。雖然我知道許多社運工作者都(樂意或無奈)接受24小時隨時待命地阻擋各式暴力或追求正義的拚博，但是我個人總覺得：我可以為自己的行為與能承受的風險作出選擇與負責，但並不表示自己因此有任何道德或權力的正當性高舉著正義的旗誌或理由逼迫他人也得要「犧牲小我」。給予工作者工作用的電子信箱即代表組織必須尊重其勞動權益與私人生活的紅線何在。
以上是我目前想出來，認為工作用電子郵件之必要的理由，如果讀者有其它正反意見，也歡迎回應。
如果你或你的組織也認同我上述的理由，請繼續往下看看如何利用免費資源來申請與設定工作用電子郵件的服務。以下所排出的這幾個郵件服務，可讓用戶透過設定其網域名（MX record, aka mail exchanger record）指向供應商的郵件伺服器主機，提供多組username@yourdmain.org(.tw)代表由某單位所發出的電子郵件，NGO不用花一分錢去租用虛擬主機的郵件伺服器。
- google apps for work(已改名為G Suite)
這個服務其實和gmail 帳號一樣，開通google apps帳號服務後，可以利用其工作信箱來享有各類google 各種強大的服務，如google drive, blogger, youtube等等
2012年之前，google app可免費自由使用，但後來變成要付費（一名使用者每月5美元）。不過目前google 有提供NGO/NPO申請免費使用的方案，但條件是：單位得先要有自己的網域名，再者需為經 「人團法」申請通過成立的組織，然後拿著單位立案證書等文件，向代辦該服務的科技濃湯申請。如果你的組織並未正式向政府「立案」，因而無法申請免費版的google app專案，則請再考慮其它自定網域名電子郵件服務替代方案。
2. MS Office 365
這是微軟以google suite為對手，提供了整合電子郵件，日曆、辧公室線上協作軟體等產品的服務，一般企業使用此服務一人每月8美元。對NGO/NPO同樣有免費方案，亦是透過科技濃湯申請此項服務。我自己使用hotmail帳號也超過20年，卻還是喜愛後來居上者gmail的介面與功能，不過近來為了打散自己數位足跡的可被追踪性，以及對少數寡頭獨佔商的依賴，會比較「策略性」地使用不同的電子郵件。如果自家單位還是比較依賴微軟，我倒建議可採反向策略試試google suite, 反之如果個人私下用了太多google的各類服務，不妨在工作環境上考慮MS Office 365。
3. zoho mail
其免費版提供給25人以下的組織，每個帳號有5G 空間的使用量，其線上生產軟體協作平台的功能也和google drive有點像，兩者之間可以互相同步。
zoho mail 設定詳情可參考「免費網路社群資源」所寫的教學介紹:「Zoho Mail 取代 Google Apps 可自訂網址的免費 Email 信箱」，我就不再贅言重覆。我自己體驗其操作環境介面感覺還不錯，其套件組除了網頁版電子郵件外，還包括了一堆線上工具可用(如下圖所示的CRM客戶管理、campaigns 電子報發送、問卷調查製作、財管簿記工具等等，似乎比google suite還豐富啊)
4. Yandex.Mail
Yandex是一家俄羅斯業者所提供的免費郵件等服務。呃，俄羅斯政府去年通過了嚴峻的「反恐安全法」得令網路業者至少須保留用戶資料與數位足跡一年的記錄，這也是某些威權國家推動「網路主權」與「個資在地化」政策的一環。不知道這樣大家對於使用俄羅斯網路業者提供的免費電郵服務心情感想如何呢？你敢用嗎？風險何在?
先不必急著就否定使用俄羅斯或中國業者的電子郵件服務，即使是成立之初矢言不作惡的google ，這十多年來偷偷摸摸地作了一點「實驗」劇烈深遠地改變了今日網路世界的生態樣貌。許多隱私權倡議者往往建議：從事數位高危險工作人士最好能挑選伺服器不要放在美國或其五眼盟友國家的電郵供應商。透過不同業者挑選的評估，反而是讓自己認清電子郵件本身到今天仍然存在的拘限與優點，讓NGO來思考自家組織的數位威脅模型。
免費網路社群資源已寫了詳細的Yandex.Mail郵件信箱設定介紹：「Yandex.Mail 可自訂網址的免費 Email 申請教學」。我自己一度註冊體驗Yandex的服務，其介面環境就是中規中矩的風格，也沒整合什麼提高生產力工具的服務。如果你的組織不需要什麼多功能的辦公室軟體，或許挑選Yandex Mail已足夠。
5. Pawnmail ：
這項免費郵件伺服器服務並不是企業廠商，而是由一名開發者志願提供，他表示自己絕不會閱讀其它人利用此服務的信件與內容，但他也提醒：存放在任何郵件伺服器（包括我本文前面提及的gmail , yahoo, google apps, MS Office 365, zoho等等）上的信件若未經過加密處理，都有著被主機商讀取(以實現其宣稱改善服務品質)與任何第三者駭侵盜取的風險。
pawnmail的功能比較陽春，除了簡單的webmail登入服務外，其最主要的目的仍是為沒有虛擬主機郵件伺服器，僅有網域名的單位或個人，利用其服務來建置專屬網域的電子郵件，而在伺服器上為每個免費帳號保留2G的空間。換句話說，使用pawnmail最好是搭配電腦端的email client來收寄信件，而不是執著於把信件一直保留在伺服器上（其實對其它任何一家的電郵服務商使用習慣也一樣。）
6. 有些網域服務商當你購買註冊網域名後，有提供免費的電子信箱或信箱轉寄服務，如Gandi.net有提供5個電郵免費信箱以及1000 個轉寄信箱，而godaddy也有提供1000 個轉寄信箱的服務。所謂的轉寄信箱，指的是用戶可以在網域商的服務介面下，新建以 ＠申請網域名（以user001@twngo.org.tw為例） 的電子郵件帳號，再設定凡是寄到user001@twngo.org.tw的郵件，可以自動代轉致user001 的個人常用的電郵信箱（如user001@gmail.com）。不過這樣的作法只能收信，無法利用工作郵件寄出電郵，還是會搞得有點公私不分，而即便只能收信，有些郵件伺服器常會發生判斷為spam 而無法傳送或接收的狀況，故並不推薦NGO採這種轉信式的方法。
如果工作內容性質具高度敏感性（例如通訊對像是處在極權高壓國家的社運人士，或是可能會收到政府或企業吹哨者揭不法內幕的重要機密爆料訊息），則最好進一步安裝PGP/GPG來打造一組工作電郵信箱的公私密鑰，作為機密加密通訊的安全管道。
或者也可以另挑選以強調加密功能與保護用戶隱私為優先的電郵服務商，如protonmail, tutanota mail, riseup等。前二家加密電子郵件服務另提供客制專屬網域名綁定的付費服務，一個帳號年費約是50歐元～12歐元不等。
最後，再稍微囉索一點廢話。2004年愚人節，google推出1G容量的免費電郵服務後，其它各家對手互相加碼，相愛相殺地提供各種大容量的網頁式電子郵件webmail，這不只省了過去因信箱容量有限得定期刪除伺服器上存放郵件的煩惱(以及須重灌作業系統時令人心痛的資料備份問題)，還可以讓使用者「隨時隨地」只要有網路、有瀏覧器，記得密碼，就可上網收信查信寄信。然而我們長期保留在伺服器上的郵件，卻是讓這些業者透過機器電腦大量掃讀以判別如何對你投放準確的廣告，而他們認為這並不是侵害你的祕密通訊自由，而是為了改善其服務品質 。從一個現世無常，轉換另一個「不必刪除」「永遠存檔保留」的數位世界，以逆反人類長久本能記憶有限與對抗遺忘的常態，我們有信心能坦然應付面對了嗎？
